Storno incasso

Je hebt een factuur verstuurd. De betalingstermijn is voorbij. Toch zie je het bedrag niet op jouw rekening verschijnen. Wat nu? Het gebeurt iedereen wel eens: een betaling blijft uit. Soms is dit onbedoeld, soms is er meer aan de hand. Als ondernemer moet je hier zorgvuldig mee omgaan. Een van de concepten die dan in beeld komt, is de storno incasso. Het klinkt misschien ingewikkeld, maar we gaan dit samen ontrafelen. Je wilt immers dat jouw verdiende geld veilig en snel binnenkomt.

Wat is een storno incasso precies?

Voordat we dieper ingaan op de details, helderen we eerst de basis op. Je kent waarschijnlijk de automatische incasso. Je geeft een bedrijf toestemming om geld van jouw rekening te halen voor een afgesproken product of dienst. Een storno incasso is feitelijk het omgekeerde of de correctie daarvan. Letterlijk betekent 'storno' terugboeking of annulering. In de context van automatische incasso’s, spreekt men van een storno als een reeds uitgevoerde betaling wordt teruggedraaid. Dit proces is cruciaal om fouten recht te zetten of om te gaan met onterechte afschrijvingen.

Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij je per ongeluk twee keer dezelfde factuur hebt geïncasseerd. Of stel, een klant heeft bezwaar tegen een betaling. Dan kan de bank deze transactie na een verzoek terugdraaien. Je moet je realiseren dat dit invloed heeft op jouw cashflow. Het is belangrijk dat je weet hoe je dit proces correct afhandelt, zeker als je veel met automatische betalingsregelingen werkt. Dit is een essentieel onderdeel van jouw debiteurenbeheer.

Wanneer treedt een storno incasso op?

Een terugboeking van een incasso gebeurt niet zomaar. Er zijn duidelijke redenen waarom een bank een reeds uitgevoerde automatische afschrijving ongedaan maakt. Als ondernemer wil je deze oorzaken herkennen. Dit helpt je om toekomstige problemen te voorkomen. De redenen zijn vaak gelinkt aan de klant of aan technische fouten.

Veelvoorkomende situaties die leiden tot een storno zijn:

• Onterechte machtiging: De klant geeft aan dat hij nooit toestemming heeft gegeven voor de incasso. Dit is een serieuze kwestie.
• Onvoldoende saldo: Jouw klant had simpelweg te weinig geld op de rekening op het moment van afschrijven. Dit is een veelvoorkomende oorzaak van mislukte betalingen.
• Betwiste transactie: De klant is het niet eens met de geleverde dienst of het product en heeft de bank gevraagd de betaling terug te draaien.
• Verkeerde gegevens: Er is een fout gemaakt bij het invoeren van het rekeningnummer of de SEPA-incassogegevens.

Als je een storno ontvangt, krijg je hierover bericht van jouw bank. Dit bericht bevat de reden van de terugboeking. Het is essentieel dat je direct actie onderneemt. Je wilt immers de openstaande vordering zo snel mogelijk innen. Een snelle reactie voorkomt escalatie van de betalingsachterstand.

Jouw reactie op een storno: de volgende stap

Je ziet de terugboeking binnenkomen. Dit is het moment om rustig en gestructureerd te werk te gaan. Jouw eerste taak is achterhalen waarom de incasso is teruggestort. Is het een administratieve fout van jouw kant, of ligt de oorzaak bij de klant?

Direct communiceren met de klant

Zodra je de melding van de storno hebt ontvangen, neem je contact op met de betreffende klant. Een persoonlijke benadering werkt vaak het beste. Vermijd beschuldigende taal. Jouw doel is een oplossing te vinden, niet om de relatie te schaden. Je informeert de klant dat de automatische betaling is mislukt en vraagt naar de reden.

In veel gevallen blijkt het een simpel probleem te zijn, zoals een verlopen bankpas of een tijdelijk tekort aan geld. Als de klant het probleem erkent, spreek je direct een nieuwe betaalwijze af. Dit kan zijn: een handmatige overboeking of een nieuwe incassopoging op een later moment.

De administratieve afhandeling van de terugboeking

Een storno incasso heeft ook gevolgen voor jouw boekhouding. Je moet de oorspronkelijke factuur die is teruggedraaid, open houden. Dit is cruciaal voor jouw omzetadministratie en belastingaangifte. Je creëert een nieuwe vordering in je systeem.

Let goed op de kosten. Banken brengen vaak kosten in rekening voor een mislukte incasso of een storno. Deze kosten mag je onder bepaalde voorwaarden doorberekenen aan de debiteur. Zorg dat je deze kosten ook factureert, zodat je niet dubbel de dupe bent van de administratieve rompslomp rondom de storno automatische incasso.

Hoe voorkom je onnodige storno's?

Preventie is altijd beter dan genezen. Als je veel met automatische incasso’s werkt, wil je het aantal terugboekingen tot een minimum beperken. Dit verhoogt de efficiëntie van jouw facturatieproces aanzienlijk.

Hier zijn enkele proactieve stappen die je kunt ondernemen om het risico op storno’s te verkleinen:

• Controleer de SEPA-mandaten: Zorg dat elke klant een correct en geldig incassomandaat heeft ondertekend. Controleer regelmatig de geldigheidsdatum, zeker bij contracten met een lange looptijd.
• Stuur duidelijke herinneringen: Stuur een vriendelijke herinnering een paar dagen voordat de incasso plaatsvindt. Dit geeft de klant de kans om te controleren of er voldoende saldo is. Dit vermindert de kans op storno's door onvoldoende dekking.
• Hanteer een vaste incassodag: Plan je incasso's altijd op een vaste dag, bijvoorbeeld de eerste werkdag van de maand. Klanten raken hieraan gewend.
• Transparantie over de afschrijving: Vermeld op de factuur en in de communicatie duidelijk dat er een automatische incasso zal volgen. Dit voorkomt verrassingen bij de klant.

Het op orde hebben van jouw incasso proces is een teken van professionaliteit. Klanten waarderen duidelijkheid en structuur. Als je weet hoe je met een storno omgaat, straal je betrouwbaarheid uit, zelfs als er iets misgaat.

De juridische kant van de terugboeking

In Nederland zijn de regels rondom automatische incasso's, en dus ook storno's, goed vastgelegd, met name binnen de SEPA-regelgeving. Als klant heb je acht weken de tijd om een incasso zonder opgaaf van reden terug te vorderen (de zogenaamde 'no-questions-asked' termijn). Na deze periode moet de klant met een geldige reden komen, zoals fraude of een onterechte vordering.

Als je vaststelt dat de storno het gevolg is van een legitieme betwisting van de vordering – dus de klant betaalt niet omdat de dienst niet goed was – dan moet je eerst het geschil met de klant oplossen. De betaling is dan terecht tegengehouden. Dit is geen standaard storno, maar een betwiste incasso. Je moet bewijzen leveren dat je aan jouw verplichtingen hebt voldaan.

Als het echter een onterechte terugboeking betreft (de klant had geen geld, of heeft dit vergeten te melden), dan sta je sterk. Je hebt immers een getekend mandaat. Je zet dan de procedure voor achterstallige betalingen in gang en vraagt de klant alsnog binnen een korte termijn te betalen, bij voorkeur via een handmatige overboeking.

*

Veelgestelde vragen over storno incasso

Je hebt nu een goed beeld van wat een storno incasso inhoudt en hoe je ermee omgaat. Er blijven vaak nog enkele praktische vragen over:

Wat is het verschil tussen een storno en een terugvordering?

Technisch gezien zijn ze nauw verwant. Een storno is de bankhandeling waarbij de afgeschreven som terug op de rekening van de betaler wordt gestort. Een terugvordering (of stornering) is het actieve verzoek dat de klant indient bij de bank om die terugboeking te initiëren.

Hoe lang duurt het voordat ik bericht ontvang over een storno?

Dit verschilt per bank, maar doorgaans ontvang je binnen enkele dagen na de oorspronkelijke incassodatum een bericht van jouw bank met de reden van de storno. Dit is de melding waarmee jij je administratie moet bijwerken.

Mag ik de bankkosten van de storno doorberekenen aan mijn klant?

Ja, als ondernemer mag je de kosten die jouw bank jou in rekening brengt voor de afhandeling van de storno, doorbelasten aan de debiteur. Dit doe je door dit bedrag op te tellen bij de oorspronkelijke factuur en dit opnieuw te innen of op te vragen.

Wat doe ik als een klant weigert opnieuw te betalen na een storno door onvoldoende saldo?

Als de storno te wijten is aan onvoldoende saldo en de klant weigert na herhaaldelijk contact te betalen, stap je over op de standaard incassoprocedure. Dit houdt in: het versturen van een formele aanmaning, eventueel met een vergoeding voor de administratiekosten, en daarna het inschakelen van een incassobureau als laatste stap.