Incasso starten

Je hebt een factuur gestuurd. De betalingstermijn is verstreken. En nu? Die onbetaalde rekening werpt een schaduw over je gemoedsrust. Je hebt hard gewerkt voor dat geld, en het is tijd dat je het ook daadwerkelijk ontvangt. Het starten van een incassoprocedure voelt vaak als een grote, intimiderende stap. Misschien twijfel je of je wel de juiste weg bewandelt. Hoe pak je dit nu het beste aan, zonder direct de relatie met je klant te beschadigen als dat nog mogelijk is?

De eerste stap: een vriendelijke herinnering

Voordat je overgaat tot formele stappen, is het cruciaal om te onthouden dat een betalingsachterstand soms een vergissing is. Mensen zijn druk. Een factuur raakt zoek. Of misschien is er intern iets misgegaan bij de afdeling financiën van je debiteur. Jouw eerste actie moet daarom altijd een poging tot minnelijke schikking zijn. Dit creëert een warme basis, zelfs als de situatie gespannen is.

Stuur een vriendelijke betalingsherinnering. Dit is geen aanmaning, maar een simpele seintje. Houd de toon luchtig. Vraag of alles in orde is met de factuur. Soms is een telefoontje effectiever dan een reeks e-mails. Je bouwt hiermee een dossier op. Dit dossier toont aan dat je eerst je best deed om het onderling op te lossen. Dit is belangrijk als je later professionele incasso inschakelt.

Wanneer stuur je de eerste herinnering?

Wacht niet te lang. Zodra de betalingstermijn met een paar dagen is overschreden, neem je actie. Hoe sneller je erbij bent, hoe kleiner de kans dat de schuld oploopt door rente of verdere kosten.

• Wacht niet langer dan één week na de vervaldatum.
• Houd de communicatie feitelijk en beleefd.
• Vraag om een bevestiging van ontvangst van je herinnering.

De formele aanmaning: de noodzaak van een ingebrekestelling

Als de eerste herinnering niets oplevert, is het tijd voor de volgende fase: de formele aanmaning. In juridische zin bereid je nu de ingebrekestelling voor. Dit is een cruciaal moment bij het starten van incasso. Je informeert de schuldenaar officieel dat hij tekortschiet in zijn verplichting.

Deze aanmaning moet duidelijk zijn. Vermeld de originele factuurdatum, het openstaande bedrag en stel een nieuwe, korte en redelijke termijn voor waarbinnen betaald moet zijn. Denk hierbij aan veertien dagen. Wees hierin strak, maar blijf professioneel in je formulering. Je wilt nu duidelijk maken dat je serieus bent over het innen van jouw vordering.

Vermeld in deze brief ook direct wat de consequenties zijn als deze termijn verloopt. Denk aan de wettelijke rente en de incassokosten die je gaat berekenen. Dit is je laatste kans voor je externe hulp inschakelt. De focus ligt nu op het juridisch correct vastleggen van het verzuim.

Wat moet er in een correcte aanmaning staan?

Een goed opgestelde aanmaning voorkomt problemen in een later stadium. Zorg dat je de volgende punten adresseert:

• Duidelijke verwijzing naar de originele factuur (nummer en datum).
• Het exacte openstaande bedrag.
• De nieuwe uiterlijke betaaldatum.
• Een melding van de berekende wettelijke rente vanaf de oorspronkelijke vervaldatum.
• Een vermelding van de buitengerechtelijke incassokosten indien niet op tijd betaald.

Wanneer schakel je professionele incasso in?

Je hebt gewacht. Je hebt herinnerd en aangemaand. De gestelde termijn voor de aanmaning is verstreken. Nu sta je voor de keuze: zelf de druk opvoeren of het uit handen geven. Het zelf een incassobureau starten is mogelijk, maar het inschakelen van een professional neemt veel stress en tijd weg.

Professionele incassobureaus zijn gespecialiseerd in het effectief, maar respectvol innen van openstaande vorderingen. Zij kennen de wetgeving omtrent incassokosten berekenen en weten precies hoe ze de druk moeten opvoeren zonder dat je zelf in juridische problemen komt. Zij nemen de communicatie over. Dit kan de relatie met de klant soms paradoxaal genoeg verbeteren, omdat de emotie uit de interactie verdwijnt.

Wanneer je besluit extern in te schakelen, kijk dan goed naar de tarieven. Sommige bureaus werken op basis van ‘no cure, no pay’. Dit betekent dat je alleen betaalt als zij het geld voor je innen. Dit vermindert jouw financiële risico aanzienlijk bij het incassotraject starten.

De voordelen van een incassobureau

Denk goed na over wat jij wilt bereiken. Wil je primair je geld terug, of wil je ook de relatie behouden? Een bureau kan je hierbij helpen door de communicatie over te nemen. De voordelen op een rij:

• Ze nemen de tijdrovende correspondentie van je over.
• Ze kennen de juridische stappen voor een succesvolle dagvaarding, indien nodig.
• Ze hanteren de regels rondom incassokosten correct.
• Ze werken vaak resultaatgericht: geen geld, geen kosten (bij no cure, no pay).

De stap naar de rechter: de laatste redmiddel

Stel, het incassobureau komt er ook niet uit, of je hebt besloten de zaak zelf door te zetten na een mislukte interne poging. Dan is de gang naar de rechter een optie. Dit heet het aanvragen van een vervaardiging van een betalingsbevel of het starten van een civiele procedure. Dit is de meest formele manier om jouw recht op betaling af te dwingen.

Voordat je deze stap zet, is het verstandig om juridisch advies in te winnen. De rechter zal altijd kijken naar je dossier. Heb je duidelijk herinnerd? Heb je de termijnen correct gesteld? Jouw goed gedocumenteerde stappen van hiervoor zijn nu goud waard. Een rechter wil zien dat je inspanningen hebt geleverd om het probleem vriendschappelijk op te lossen.

Als de rechter je in het gelijk stelt, krijg je een vonnis. Met dit vonnis kun je de deurwaarder inschakelen om de vordering te innen. Dit brengt extra kosten met zich mee, maar het is een krachtig middel om je geld te ontvangen als de debiteur weigert vrijwillig te betalen.

Wat te doen bij een geschil?

Soms wil de klant niet betalen omdat hij vindt dat de geleverde dienst of product niet goed was. Dit noemen we een geschil. Als je start met incasso terwijl er een legitiem geschil is, loop je het risico dat de klant jou aanklaagt wegens onrechtmatige incassopraktijken. Dit wil je voorkomen.

Als een klant een redelijk verweer heeft tegen de factuur, zet de incassoprocedure dan tijdelijk stop. Ga in gesprek. Vraag om bewijs van de klacht. Soms is een korting of een coulanceregeling de beste manier om de rest van het bedrag alsnog te innen en de relatie te redden. Het forceren van betaling bij een terecht betwist factuur levert je op de lange termijn alleen maar hoofdpijn op.

Veelgestelde vragen over incasso starten

Je hebt waarschijnlijk nog een aantal praktische vragen over dit proces. Hieronder vind je enkele veelvoorkomende zorgen:

Moet ik altijd een ingebrekestelling sturen voordat ik een incassobureau inschakel?

Ja, in principe wel. De ingebrekestelling, meestal in de vorm van een formele laatste aanmaning met een duidelijke termijn, toont aan dat je de debiteur de kans hebt gegeven om zijn verplichting na te komen voordat je externe stappen onderneemt. Dit is een vereiste voor het correct berekenen van incassokosten.

Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?

Dit zijn de kosten die je maakt voor de activiteiten die nodig zijn om de vordering buiten de rechter om te innen, zoals het versturen van herinneringen en aanmaningen en de administratieve afhandeling. Deze kosten zijn wettelijk vastgelegd via het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, afhankelijk van de hoogte van de vordering.

Wat gebeurt er als de debiteur failliet gaat?

Als je een incasso start en de debiteur gaat failliet voordat je betaald krijgt, wordt de vordering onderdeel van de faillissementsboedel. Je bent dan een concurrente schuldeiser. Je zult de vordering moeten indienen bij de curator. De kans op volledige terugbetaling is dan vaak kleiner, afhankelijk van de activa van het bedrijf.

Kan ik rente rekenen over de hoofdsom?

Jazeker. Vanaf het moment dat de oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken, heb je recht op de wettelijke rente. Als je een B2B-relatie hebt, mag je soms een hogere, contractuele rente afspreken. Dit moet je wel duidelijk hebben vermeld op je oorspronkelijke factuur.