Wat kost het debiteurenbeheer
Als wordt gedacht aan de kosten van het debiteurenbeheer, wordt vaak alleen maar gedacht aan de medewerker die bezig is met het versturen van rekeningen, herinneringsmails en het aansturen van het incassobureau. De kosten zijn echter nog veel hoger. Wat kost het debiteurenbeheer nu eigenlijk?
In de regel wordt ongeveer 2% van de facturen niet betaald. Dat kan zijn door faillissement van de opdrachtgever, of omdat een juridische procedure niet opweegt tegen de mogelijke opbrengsten. Per branche kunnen er verschillen zijn maar over het algemeen kloppen onderstaande getallen. De kosten door het niet betalen van een factuur dien je wel mee te nemen. Ook de rente vergoeding moet worden meegerekend.
In 2017 werd 66% van de facturen op tijd betaald. 34% wordt dus pas betaald na een herinneringsproces. Van dat aandeel wordt bijna 2% als oninbaar afgeschreven.
Bedrijf A
- Omzet : € 10.000.000
- Gemiddelde order : €1.000
- Aantal orders : 1.000
- Rente per jaar : 5%
- Kosten van administratieve medewerker (50%) : € 25.000
- Kosten van incassoprocedure / incassobureau : € 10.000
- Betaling na eerste herinnering (45 dagen) : 85%
- Betaling na incassodreiging (90 dagen) : 95%
- Betaalt na de gehele incassoprocedure (180 dagen) : 3%
- Betaalt nooit, failliet of surseance van betaling : 2%
De totale kosten van het debiteurenbeheer bedragen op jaarbasis het volgende:
- 15% van de omzet 1,5 maanden te laat : € 9.375
- 5% van de omzet 3 maanden te laat : € 6.250
- % van de omzet 6 maanden te laat : € 7.500
- 2% van de omzet wordt niet betaald : € 200.000
- Administratieve medewerker (50%) : € 25.000
- Incassobureau : € 10.000
___________________________________+
Totale out-of-pocket kosten : € 258.125
De totale kosten van het debiteurenbeheer bedragen dus € 258.125, wat 2,6% is van de omzet.
Hoeveel orders zou je missen als je vooruit laat betalen? 1%, 5% of meer dan 10%. Het is wel eens goed om hier over na te denken voordat je een order verstuurt. Als je deze cijfers ziet, kun je ook overwegen om een korting van 2% te geven bij vooruitbetaling. Maar…. Het zijn vaak niet de slechtste betalers die gebruik maken van een dergelijke korting. Het is dus wel zaak om hier goed over na te denken.
Wat kost het debiteurenbeheer? Hieronder leggen we nog even een businesscase neer waarin we de afweging maken tussen het inschakelen van een incassobureau en het zelf incasseren. We houden de getallen van hierboven aan. Het enige wat we doen is zelf een tool inschakelen die ervoor zorgt dat de facturering en het herinneringsproces volledig geautomatiseerd wordt. Bovendien zorgen we ervoor dat er een automatische koppeling is met het boekhoudpakket (bijvoorbeeld Exact online, of Afas).
Wat gebeurt er in de praktijk?
Even een aantal getallen (van Debiteurnet.com).
- Kosten systeem per jaar : € 225
- Kosten aanmaningsproces : € 0
- Kosten incassozaak : € 30
- Opbrengsten incassozaak : 15% van de factuur (min. €40)
- Kosten prejuridische dagvaarding : € 125
- Opbrengsten prejuridische dagvaarding : € 250
- Abonnementskosten Debiteurnet.nl per jaar : -/- € 225
- Kosten incassozaken 150 * € 30 (aan Debiteurnet) : -/- € 4.500
- Opbrengsten incassokosten 100 * € 150 : +/+ € 15.000
- Kosten prejuridische dagvaarding 50 *€ 125 (aan advocaat) : -/- € 6.250
- Opbrengsten prejuridische dagvaarding 30 * € 250 : +/+ € 7.500
_____________________________________+
Totale saldo : +/+ € 10.275
Dat betekent dat als je zelf je incassozaken regelt, je € 10.275 verdient. Schakel je een incassobureau in, dan kost je dat (ongeveer) € 10.000 per jaar. Deze afweging maakten wij ook met ons bedrijf. Wij werkten met een incassobureau. Op zich waren wij hiermee tevreden maar we kregen met veel uitzoekwerk te maken. Ook kregen we klachten van klanten die uiteindelijk betaalden maar het abonnement direct daarna opzegden. Daarom besloten we om het incassotraject zelf te doen. Dit had als grote voordeel dat we zelf contact met de klant onderhielden en daardoor hebben we in een groot aantal gevallen de klantrelatie gered.