Wanneer schakel je een advocaat of een incassobureau in?
Beeld je in dat je alles hebt geprobeerd om een factuur uitbetaald te krijgen. Wanneer schakel je uiteindelijk een advocaat of een incassobureau in? Je hebt de klant gebeld, gemaild, brieven gestuurd, afspraken gemaakt, maar de debiteur houdt zich niet aan de afspraak. Inmiddels ben je al gestopt met de dienstverlening maar er ligt nog een hoge factuur te wachten op betaling. Dan heb je de afweging om deze factuur af te schrijven (denk eraan om de btw terug te vragen) of door te zetten. Deze afweging is afhankelijk van een aantal zaken zoals de hoogte van de factuur of de nauwkeurigheid van de documentatie. Als de factuur hoog genoeg is en de klant heeft geen goede redenen om de factuur niet te betalen, dan moet je doorpakken. Je hebt dan de keuze om een incassobureau of advocaat in te schakelen. Met een eenvoudige zoekopdracht op Google vind je tientallen incassobureaus en advocaten die je kunnen helpen bij het innen van je facturen.
Tip
Zoek een advocaat of incassobureau bij je in de buurt. Maak vooraf altijd heldere afspraken over de kosten en hoe en wanneer deze worden doorberekend.
Omdat er zo veel keuze is, is het lastig om de beste te kiezen. Zoek dus een partij die past bij de manier waarop je zaken wilt doen. Vraag rechtstreeks referenties bij de partij waarmee je zaken doet, maar ook indirect door te zoeken via social media. Vraag eventueel aan collega-bedrijven met welk incasso- of advocatenbureau ze zakendoen.
Er zijn een paar afwegingen die je kunt maken:
Wel of niet inschakelen
Wanneer schakel je een advocaat of een incassobureau in? Het inschakelen van een externe is een noodzakelijk kwaad om te voorkomen dat je bekend wordt als een bedrijf waar niet betalen loont. Als je het debiteurenproces goed op orde hebt, is het niet erg om aan het eind van het proces een incassobureau of advocaat in te schakelen. Dat maakt het voor iedereen, inclusief de eigen organisatie, helder dat je doorpakt. Ook het niet inschakelen van een bureau kan een bewuste keuze zijn. Dit uiteraard enkel als je dit kunt veroorloven. Er zijn een aantal bedrijven die nooit een incassozaak opstarten vanwege de kosten, maar vooral vanwege de negatieve energie die het kost. We kunnen dit enkel aanraden als je weet dat je geen goede opbouw van het dossier kunt voorleggen en geen goede communicatie met de klanten hebt over het aangaan van de verplichtingen.
Als je dat wel goed voor elkaar hebt, raden we aan om altijd achter je geld te blijven aangaan, ook al betekent dit negatieve energie, tijd en soms ook geld. Het dwingt je ook om het verkoopproces te verbeteren want je zou geen product of dienst moeten leveren als de klant hier niet expliciet om heeft gevraagd. Als de klant dit heeft gedaan, dan moet er ook betaald worden.
De kosten
Een advocaat kost tussen de €150 en €250 per uur en dat is duurder dan de meeste incassobureaus. Er zijn incassobureaus die op no-cure-no-paybasis werken. Dat lijkt alsof er geen kosten aanzitten maar let goed op. De meeste incassobureaus berekenen wel kosten door voor extra handelingen die gedaan moeten worden. Als bovendien blijkt dat je als bedrijf zelf een fout hebt gemaakt (door de factuur niet juist te adresseren of door een fout in de factuur zelf), dan dien je alsnog het incassobureau te betalen. Een advocaat mag in de regel niet werken op no-cure-no-paybasis. Soms worden er wel speciale tarieven gebruikt voor het innen van facturen maar je dient dit goed van te voren te overleggen en vast te leggen met je advocaat. Omdat alle kosten van het incasseren verhaald worden op de klant, hoeft een advocaat niet per se duurder te zijn.
Effect
Een brief van een advocaat wordt eerder opengemaakt dan een brief van een incassobureau. Het afschrikeffect is dus hoger bij een advocatenbrief. Een advocaat heeft de exclusieve bevoegdheid om te procederen. Dat is de reden dat ook een aantal incassobureaus eigen juristen in dienst hebben. Hoewel je altijd moet voorkomen om te procederen, omdat het beide partijen namelijk tijd en geld kost, is het soms onvermijdelijk. Alleen een advocaat kan ook een aanvraag tot faillissement indienen. Soms is dat noodzakelijk, al is het maar om ervoor te zorgen dat je de btw terug kunt krijgen. Als je zo ver niet kunt of wilt gaan, kun je er ook voor zorgen dat je beslag legt op de tegoeden van de debiteur. Op die manier kan hij niet meer bij zijn geld totdat hij de factuur heeft betaald. Meestal komt het echter zo ver niet. De meeste debiteuren betalen uiteindelijk wel. Gelukkig maar!