Tien tips voor een goede factuur

2. Check op fouten

Zie het overzicht waaraan een goede factuur moet voldoen: Aan welke eisen moet een factuur voldoen?. Uiteraard moeten de bedragen kloppen, maar zorg er ook voor dat de naam van het bedrijf en de contactpersoon goed is gespeld. Als de naam van de klant niet juist is of het is gericht aan de verkeerde BV, dan heb je geen juridisch geldige claim.

3. Duidelijk factuurnummer

Zorg dat dit nummer ook niet te lang is. Een factuur bestaande uit 15 cijfers en een daaraan gekoppelde lettercombinatie is iets waar de klant waarschijnlijk geen logica in ziet. Een fout bij het overboeken is heel snel gemaakt.

4. Eenvoudig betalen helpt

Eenvoud loont. Geeft duidelijk aan hoe je betaald wilt worden en geef de juiste naam weer die bij de rekening hoort. Geef duidelijk de betalingstermijn weer en refereer naar duidelijke algemene voorwaarden.

TIP: Voorzie de digitale factuur van een link die de klant direct doorverwijst naar bijvoorbeeld iDeal of Tikkie.

5. Snel factureren, snel innen

Lang wachten is dodelijk. Niet alleen voor de eigen cashflow, ook voor de perceptie van de klant. Voorkom onachtzaamheid door de voortschrijdende tijd, maar wees ook niet te vroeg. Niets is erger dan een rekening voor het eindresultaat als de klus nog gaande is.

6. Stuur de factuur naar de juiste persoon/afdeling

Als je een factuur naar een groter bedrijf stuurt, stuur deze dan altijd naar de persoon die over de administratie gaat. Informeer in contractfase wie deze zaken voor zijn rekening neemt. Verzenden naar de ‘afdeling crediteurenadministratie’ kan altijd, maar een contactpersoon vermelden is beter. Op die manier kun je bijgevolg de communicatie personaliseren.

7. Geef kortingen duidelijk weer

Laat op de factuur duidelijk zien hoeveel korting en waarvoor de klant net korting krijgt. Geef het eigenlijke bedrag weer en de rekensom die hierop wordt toegepast. Laat zien wat je weggeeft. Dit geeft de klant een prettiger gevoel als hij onderaan de streep kijkt.

TIP: Geef je geen korting? Haal dan de kortingsregel weg. Als klant is er niets zo vervelend als het gevoel dat je als enige geen korting krijgt.

8. Communiceer over de factuur

Schroom niet te communiceren over de factuur. Vooral bij particulieren kun je beter bellen in plaats van een aanmaning te versturen. Mocht je toch een aanmaning sturen, wees dan net zo duidelijk als in de factuur: verwijs naar de factuur, sluit een kopie bij en omschrijf het traject zoals dat is afgesproken in de offerte.

9. Documenteer wanbetalers

Veel ondernemers schakelen bij echte wanbetalers rechtsbijstand of een advocaat in. Zorg dat je alles goed hebt gedocumenteerd. Bewaar rekeningen, contracten en communicatie met je klant zorgvuldig en gestructureerd. Dit komt het proces ten goede. Er zijn goede systemen voor handen waarin wanbetalers en de communicatie goed gedocumenteerd kunnen worden. Kijk eens naar Debiteurnet.nl. Voor een paar tientjes per maand, zorg je voor een uitstekende documentatie van al je facturen.

10. Gebruik de factuur ook als marketinginstrument

Een factuur moet er professioneel uitzien: goed briefpapier met logo, bedrijfsgegevens en uniforme huisstijl. Een goede factuur is een visitekaartje voor een vervolgopdracht. Bovendien is het een aanleiding om bijvoorbeeld een klant een aanbieding te doen voor onderhoudswerk. Ook een factuur is een vorm van communicatie en bijgevolg een acquisitie-instrument.

Hieronder vind je twee extra tips:

11. Wees vriendelijk op je factuur

Bedank je klant en vraag vriendelijk de factuur op tijd over te maken indien hij/zij tevreden is over jouw werk. Afhankelijk van het type klant en jouw uitstraling als bedrijf, kun je ook humor gebruiken. Pas echter wel op met humor. Als je klant het (financieel) moeilijk heeft of er zijn problemen met de service of de geleverde producten, dan kan dit contraproductief werken.

12. Schrijf in eenvoudige taal

In vaktaal heet dit “schrijven op een B1-taalniveau”. Dit is het Nederlandse taalniveau dat 95% van de bevolking kan lezen. Ook mensen die geen hoge opleiding hebben gehad of op hun werk nooit hoeven te lezen. Bovendien is het ook voor hoger opgeleiden een prettig niveau want dit is voor hen snel leesbaar. Daarnaast is het belangrijk dat je met het schrijven op B1-niveau je doel bereikt en de factuur betaald wordt. Via de website www.zoekeenvoudigewoorden.nl kun je kijken of er voor de woorden die je gebruikt alternatieven zijn op B1-niveau. Maak je zinnen bovendien niet langer dan 10 à 15 woorden. Op die manier verhoogt de leesbaarheid. Zie ook: Factuur aan laag geletterden. Maar liefst 18% van de Nederlandse bevolking is immers laaggeletterd.