Hoe zorg je ervoor dat je klant betaalt?

1. De klant kan de factuur niet betalen

Dit is in jaren van crisis een heel belangrijke reden geweest. Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven failliet gaan, is omdat de klant zelf niet betaald wordt door haar klanten. Bedrijven die leverancier zijn van de overheid of van detailhandel hebben hier vaak last van. Vaak moesten bedrijven veel te lang wachten op hun geld of kregen ze pas na 30 dagen een bericht dat een bepaald referentienummer op de factuur ontbrak. Gelukkig heeft de overheid dit ook onderkend en is er nu een wettelijke richtlijn waaraan de overheid zich ook heeft te houden (zie Wat zijn de wettelijke betalingstermijnen?).

Veel bedrijven checken een klant voordat er een contract wordt getekend op kredietwaardigheid. Sta je op de ‘zwarte’ lijst van Graydon, Dunn & Bradstreet of een ander ratingbureau? Dan kun je geen producten of diensten afnemen zonder dat er een extra zekerheid is op betaling tenzij je vooruitbetaalt.
Er zijn natuurlijk ook situaties waarin je de kredietwaardigheid niet checkt omdat de order blijkbaar niet groot genoeg is of een bekende klant ineens niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen.

Blijf in contact

Mocht dat het geval zijn, dan is het belangrijk om goed in contact te blijven met deze klant. Probeer afspraken te maken over periodieke betalingen. Zorg ervoor dat de klant zich hieraan houdt en geef ook de consequenties aan als hij verzuimt te betalen. Onze ervaring leert dat er, als blijk van goede wil, altijd een eerste betaling moet zijn. Als die er is, dan betwist de debiteur de betaling namelijk niet.

TIP: zorg altijd voor een eerste (deel-) betaling, hoe klein die ook is. De factuur wordt dan niet betwist!

Onze ervaring leert dat, hoe slecht het financieel ook gaat met een bedrijf, er altijd wel wat geld binnenkomt. Het gaat erom dat je ervoor zorgt dat de debiteur jou als eerste betaalt. Dat kun je zelf beïnvloeden door regelmatig contact op de te nemen en een relatie op te bouwen met degene die de betalingen doet. Mensen die regelmatig vragen, worden niet overgeslagen!

Als een klant in surseance van betaling zit of failliet wordt verklaard, dan heb je een probleem. Zorg er in ieder geval voor dat je stopt met het leveren van producten of diensten. De kans dat je het gehele bedrag ontvangt, is uiterst klein. Je zult je als schuldeiser moeten melden bij de curator. Die heeft er belang bij om een deal te maken als hij inzicht heeft verkregen in alle schulden en bezittingen. Let er op dat je als leverancier pas betaald wordt, nadat de belastingdienst en het personeel betaald werden. Dit, als er echter wat overblijft.

TIP: Bereken op voorhand wat de deal jou zal brengen en beslis nadien of je ermee akkoord gaat. Soms kan een deal ongunstig zijn. In dat geval kun je de factuur beter crediteren. Je kunt dan in ieder geval de btw nog terugvragen.

2. De klant wil de factuur niet betalen

Dit is een steeds grotere issue aan het worden. Er zijn verschillende redenen waarom de klant de factuur niet wil betalen, maar het gaat telkens om een verschil tussen de verwachting van de klant en wat er daadwerkelijk werd geleverd. De klant is niet tevreden over de service, de geleverde producten, de prijs of de manier van handelen zoals het uitvoeren van een opdracht terwijl er geen toestemming werd gegeven. Het gaat hier om communicatie. Heb je als bedrijf goed vastgelegd door wie en wanneer de order is geplaatst? Zijn er getekende opdrachtformulieren en werd het factuurbedrag vooraf aangegeven? Het is, met het oog op een eventuele juridische procedure, van belang om alle communicatie per email, brief of aantekeningen van gesprekken te bewaren.

TIP: Zorg er ook voor dat als een klant niet wil betalen, je in iedere geval een eerste deel kunt ontvangen. Daarmee wordt aangetoond dat je wel degelijk een verbintenis bent aangegaan met de debiteur.

Een belangrijke reden waarom facturen niet worden betaald, is dat de factuur onduidelijk of onjuist is. In de blog ‘aan welke eisen moet een factuur voldoen?‘ staat uitgelegd hoe je de kans op een foute factuur zo klein mogelijk maakt. In ‘wat is het ideale debiteurenproces?‘ beschrijven we hoe het meest efficiënte debiteurenproces eruitziet.