Hoe houd je de debiteurenadministratie goed op orde?

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn klanten die nog facturen moeten betalen voor de producten of diensten die je hebt geleverd. Ieder bedrijf hanteert een betalingstermijn waarbinnen de klant het bedrag moet overmaken. Nadat deze termijn verstreken is, wordt de factuur als achterstallig beschouwd en kun je een herinnering sturen. Wanneer een klant na meerdere herinneringen niet betaalt, kun je een incassotraject beginnen. Dit wil je natuurlijk voorkomen, want laat betalende klanten hebben een negatieve invloed op jouw cashflow. 

Hoe richt je de debiteurenadministratie in?

Het opzetten van je debiteurenadministratie is belangrijk. Door het hele proces goed te stroomlijnen, kun je tijd besparen en verminder je het risico dat klanten hun facturen te laat betalen. Daarnaast biedt software de mogelijkheid om veel terugkerende taken in het proces te automatiseren. Hieronder noemen we alle belangrijk stappen die je moet doorlopen om jouw debiteurenadministratie goed in te richten:

Bepaal het systeem

Om je debiteurenproces te automatiseren, heb je een softwarepakket nodig dat automatisch de facturen en aanmaningen klaarzet en eventueel verstuurt. Dit bespaart je ontzettend veel tijd bij het beheren van je debiteuren. Bovendien maak je minder fouten, genereer je sneller rapportages en houd je gemakkelijker het overzicht over jouw debiteuren. Met software verkort je de gemiddelde betalingstermijn en zorg je ervoor dat openstaande facturen sneller worden betaald.

Betalingstermijn vastleggen

De betalingstermijn is het aantal dagen dat je klanten geeft om de factuur te betalen. Na deze termijn kun je de factuur als achterstallig beschouwen. Leg vast wanneer je een herinnering stuurt (meestal twee dagen na de betalingstermijn) en werk met vaste templates.

Houd bij welke facturen betaald zijn

Zorg dat je goed overzicht houdt over de facturen die betaald zijn en die nog openstaan. Hierdoor kun je tijdig herinneringen sturen of een incassobureau inschakelen. Wanneer je het overzicht verliest, kan het veel langer duren vooraleer je uiteindelijk geld krijgt van jouw debiteuren, wat nadelig is voor de financiële situatie van je onderneming.

Communicatie met de klant

Goede debiteurenadministratie is vaak gunstig voor de klanttevredenheid. Daarom moet je op een zorgvuldige manier communiceren met klanten. Wanneer de betalingstermijn verstreken is, kun je ervoor kiezen om eerst telefonisch contact op te nemen met de klant. Dit stelt je ook in staat om te achterhalen waarom de klant nog niet betaald heeft. Deze feedback kun je gebruiken om je financiële administratie verder te verbeteren.

Definitieve aanmaning versturen

De meeste ondernemers ontkomen helaas niet aan het versturen van aanmaningen. Een incassotraject wil je te allen tijde voorkomen, omdat hier weer kosten aan verbonden zijn voor je eigen onderneming. Het is belangrijk om het incassotraject van tevoren vast te leggen in een workflow, zodat je altijd aan de wet- en regelgeving voldoet en de kans vergroot dat je alsnog betaald krijgt door de klant. 

Debiteurenadministratie uitbesteden

Je debiteurenbeheer uitbesteden is een andere manier om tijd en geld te besparen. Je kunt het hele proces of enkele stappen, zoals het beheren van incasso’s, uitbesteden als dat nodig is. Dit bespaart je veel tijd, want een extern bedrijf neemt een groot aantal administratieve taken op zich die jij niet langer hoeft uit te voeren. 

Uitbesteden of zelf doen?

Dankzij de inzet van software is het tegenwoordig mogelijk om zelf een groot aantal stappen in je financiële administratie te automatiseren, waardoor je minder bent aangewezen op externe experts. Slimme software helpt je ook om aan je eigen verplichtingen te voldoen, zoals het op tijd versturen van facturen. Het is belangrijk dat je zelf eerst onderzoekt in hoeverre je jouw debiteurenbeheer kunt automatiseren, voordat je het gehele proces uitbesteedt aan een extern bureau.

Wat levert debiteurenadministratie op?

Goede debiteurenadministratie zorgt ervoor dat je beter kunt ondernemen en niet langer te maken hebt met een negatieve cashflow. Hieronder noemen we de belangrijkste voordelen van een goede debiteurenadministratie:

• Debiteurenadministratie kan je helpen om de gemiddelde betalingstermijn te verkorten.
• Een duidelijke betalingstermijn helpt je om bij te houden welke facturen betaald zijn en wanneer aanmaningen gestuurd moeten worden.
• Heldere communicatie over de betalingsvoorwaarden zorgt voor een hogere klanttevredenheid.
• Een goed gedefinieerd incassoproces minimaliseert de kans op een juridisch geschil.
• Goed gebruik van software helpt je om veel stappen in je financiële administratie te automatiseren, waardoor je minder afhankelijk bent van de hulp van een externe expert.
• Je krijgt beter inzicht in je klantenadministratie en kunt beter inschatten welke klanten een risico vormen voor de cashflow van je bedrijf.

Voorkomen van faillissementen

Eén op de vier bedrijven in Nederland gaat failliet door een slechte debiteurenadministratie. Het debiteurenbeheer is dan ook een belangrijk instrument om een negatieve cashflow te voorkomen en zeker geen overbodige luxe. Wij hebben een aantal handige tips om jouw debiteurenrisico te verlagen:

• Vooraleer je aan de slag gaat met een nieuwe klant, is het eerst verstandig om de kredietwaardigheid te onderzoeken. Op deze manier voorkom je dat je in de toekomst facturen hebt uitstaan die niet betaald worden.
• Voor facturen die openstaan, kun je gebruik maken van een factoringmaatschappij. Een kredietverzekering is een slimme optie wanneer je te maken hebt met klanten die een risico vormen voor de cashflow.
• Stuur op tijd een betalingsherinnering of neem contact op met de klant wanneer de betalingstermijn is verstreken.
• Zorg dat een klant akkoord gaat met de leveringsvoorwaarden om problemen te voorkomen in de toekomst.

Waarom niet gewoon gebruik maken van Excel?

Je kunt je debiteurenadministratie natuurlijk ook gewoon bijhouden in een Excel-bestand, maar dit is geen ideale oplossing. In tegenstelling tot software is het niet mogelijk om automatisch facturen klaar te zetten of een e-mail te versturen wanneer de betalingstermijn verstreken is. Het gebruik van slimme software vereenvoudigt de administratie en maakt het werk ook een stuk leuker, omdat je alle stappen vanuit één centraal punt kunt automatiseren. Dit bespaart je veel tijd en geld op lange termijn en zorgt ook voor een betere dienstverlening naar je klanten.

Hoe ga je om met jouw debiteuren?

Wanneer je zelf zorg draagt voor de debiteurenadministratie, kun je bepalen hoe je communiceert met klanten en op een gepaste manier actie onderneemt als je geld tegoed hebt van een debiteur. Door gebruik te maken van software heb je volledig inzicht in de gemiddelde betalingstermijn per klant en wordt automatisch een betalingsherinnering klaargezet. Het is belangrijk dat je het betalingsproces vereenvoudigd door bijvoorbeeld gebruik te maken van een interactieve factuur. Laat de klant ook zien dat je meerdere mogelijkheden biedt waarop de betaling voltooid kan worden. In dit praktijk heeft dit meestal een positieve invloed op de gemiddelde betalingstermijn.

Gebruik maken van factoring

Een incassotraject duurt lang en kan zorgen voor een negatieve cashflow. Uiteindelijk kun je daardoor zelf in de problemen komen en de verplichtingen naar jouw eigen crediteuren niet langer waarmaken. Om een positieve cashflow te behouden, kan een kredietverzekering een hele interessante optie zijn. In dat geval verkoop je de factuur aan een factoringmaatschappij en draag je ook de risico’s over. Natuurlijk kost dit geld, maart dit bedrag weegt vaak niet op tegen de tijd die je kwijt bent aan het versturen van herinneringen en aanmaningen. Factoringmaatschappijen betalen meestal binnen drie werkdagen het factuurbedrag uit, wat ten goede komt van de balans en liquiditeit van je onderneming.

Beheers jouw cashflow met Debiteurnet

Debiteurnet is een webgebaseerde toepassing waarmee je al jouw debiteuren kunt beheren. Alle stappen zoals het versturen van facturen en herinneringen kun je automatiseren, waardoor je de volledige controle houdt over de administratie. Meer informatie over de functionaliteiten:

Factureren

Met de module facturatie zet je binnen enkele tellen een concept factuur klaar en verstuur je deze als bijlage in een e-mail. Je kunt de factuur ook goed laten keuren door de klant. De status wordt na iedere stap automatische geüpdatet. 

Debiteurenbeheer

Met Debiteurnet heb je per klant alle informatie bij de hand over afgeronde en openstaande facturen. Op deze manier krijg je inzicht in het betalingsgedrag en kun je vaststellen welke debiteur een risico vormt voor de cashflow.

Geautomatiseerde incasso

Na het herinneringsproces is het noodzakelijk om een factuur klaar te zetten voor een incassotraject. In samenwerking met DBN Debt Collector kunnen wij dit hele proces voor je inrichten en automatiseren. Je voldoet altijd aan de geldende wet- en regelgeving, zodat er geen juridisch geschil kan ontstaan.

Benieuwd wat Debiteurnet voor jouw bedrijf kan doen?

Heb je vaak facturen openstaan en raak je het overzicht over jouw administratie kwijt? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Debiteurnet. Met onze software is boekhouden niet langer een tijdrovend proces en kun je een betere service verlenen aan jouw klanten. Ons team staat altijd voor je klaar om te helpen bij de inrichting van jouw systeem.

Gratis account

Het basisaccount van Debiteurnet is helemaal gratis! Uiteraard geheel vrijblijvend, je zit nergens aan vast. Binnen de gratis versie kun je drie debiteuren toevoegen en uitgebreide facturen versturen. Op deze manier ontdek je of de software goed aansluit op de behoeften van jouw bedrijf.