Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het administratieve proces van het beheren van openstaande facturen. Een debiteur is een klant die nog moet betalen nadat je een product of dienst hebt geleverd. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat een factuur sneller betaald wordt en dat je een goede klantrelatie behoudt. Debiteurenbeheer omvat facturering, herinneringen en incasso. Wanneer je het debiteurenbeheer uitbesteedt, contracteer je een derde partij om deze administratieve taken voor je over te nemen. Een interessante optie, want debiteurenbeheer vraagt om een gestructureerde aanpak en veel kennis. Toch kiezen steeds meer ondernemers ervoor om met behulp van software zelf het debiteurenbeheer op te pakken.

DSO (Days Sales Outstanding)

Om te berekenen hoe lang het gemiddeld duurt voordat je een factuur betaald krijgt, kun je gebruik maken van het meetinstrument DSO (Days Sales Outstanding). Aan de hand van de DSO-ratio kun je bepalen of je op tijd betaald krijgt nadat je diensten of producten geleverd hebt.

Voordelen debiteurenbeheer uitbesteden

• Door debiteurenbeheer uit te besteden maak je tijd vrij, zodat je je kunt concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf.
• Je hoeft geen tijd meer te besteden aan administratieve taken zoals factureren, aanmanen en incasso.
• Een externe partij heeft de nodige kennis en ervaring. Zij weten hoe ze met moeilijke klanten moeten omgaan en beschikken over de nodige middelen om alsnog de factuur betaald te krijgen.
• Je kunt je debiteurenbeheer geheel of gedeeltelijk uitbesteden.
• Je eigen personeel is wellicht voorzichtiger met het versturen van een laatste herinnering. Bij het uitbesteden van debiteurenbeheer heb je een goed excuus, want je kunt altijd verwijzen naar een externe partij die een streng betalingsbeleid voert.

Nadelen debiteurenbeheer uitbesteden

• Als je uitbesteedt, heb je minder controle over de relatie met de klant. De externe partij beslist welke methoden ze gebruiken om betaald te krijgen.
• Je bent minder op de hoogte van wat er tussen jou en de klant gebeurt en waarom een klant laat betaalt.
• Outsourcebedrijven vragen een vergoeding voor hun diensten. Daarnaast heb je minder grip op de kosten, omdat een externe partner de tarieven kan verhogen.
• Intern kun je jouw eigen medewerkers vragen om contact op te nemen met een klant die onbetaalde facturen heeft openstaan. Extern kan dit meer tijd kosten, wat nadelig is voor de cashflow.
• Er ontstaan steeds meer mogelijkheden voor automatisering om zelf jouw debiteuren te beheren. Hierdoor wordt het beheren van debiteuren steeds eenvoudiger.
• Veranderingen in wet- en regelgeving leiden tot het verlies van kennis wanneer je kiest voor uitbesteding. Je raakt dus in toenemende mate afhankelijk van de expertise van een derde partij. 
• E-mails of brieven sturen over openstaande facturen kan gevoelig liggen bij klanten. Wanneer je zelf jouw debiteurenadministratie doet, heb je grip op de manier waarop je herinneringen en aanmaningen verstuurt. Hierdoor kun je de klant tevreden houden en peilen welke communicatiemethode het beste werkt. Bij een externe partij weet je niet altijd zeker of er zorgvuldig wordt omgegaan met jouw klanten.

Factoringbedrijven

Een mogelijkheid om facturen sneller betaald te krijgen is door deze te verkopen aan factoringmaatschappijen. De factor betaalt de factuurwaarde, minus een vergoeding, meestal binnen 24 uur nadat deze gescand en goedgekeurd is. Alle risico’s die aan de factuur verbonden zijn worden overgenomen door de factoringmaatschappij. Factoring kan een interessante optie zijn als je te maken hebt met lange betaaltermijnen of laat betalende klanten. Ook wanneer je investeert is factoring interessant, omdat het de cashflow een tijdelijke boost kan geven.

De mogelijkheden van software

Hoewel het mogelijk is om debiteurenbeheer uit te besteden, kiezen steeds meer ondernemers ervoor deze taak zelf op zich te nemen met behulp van software. Met het factuurprogramma van Debiteurnet kun je zelf jouw geldstromen onder controle houden door facturen klaar te zetten en op te volgen. Ook het opzetten van incassotrajecten is heel eenvoudig met Debiteurnet. Alle administratieve handelingen worden zoveel mogelijk geautomatiseerd en je bepaalt zelf de manier waarop je klanten benadert.

Met Debiteurnet kun je zelf:

grip en overzicht houden over de facturatie

Debiteurnet biedt per debiteur een overzicht van alle facturen die verzonden zijn, openstaan of betaald zijn. Je weet altijd wat er met je vorderingen gebeurt en kunt alsnog geld innen door automatische herinneringen klaar te zetten. Alle handelingen – van het versturen van facturen tot het opzetten van een incassotraject – doe je vanuit een centraal punt. Een snelle opvolging zal het gedrag van klanten positief beïnvloeden en bijdragen aan een snelle betaling. Je hoeft dus minder vaak achter je (zuur) verdiende geld aan te gaan.

persoonlijk contact houden met klanten

Met Debiteurnet bepaal je zelf hoe je communiceert met klanten. Zo kun je ervoor kiezen om eerst telefonisch contact op te nemen met een klant voordat je een herinnering verstuurt.

de cashflow en liquiditeit verbeteren

Wanneer je zelf grip houdt op de  cashflow en liquiditeit van je onderneming, ben je minder aangewezen op de expertise van een partner. Met Debiteurnet stroomlijn je alle processen en zorg je voor snelle betalingen. Hierdoor kun je zelf op tijd een leverancier of andere crediteuren betalen en het werkkapitaal positief beïnvloeden.

beter samenwerken met de boekhouder

Door zelf een goed overzicht te houden over de debiteurenadministratie, kun je beter samenwerken met de boekhouder. De boekhouder kan op zijn tijd weer waardevolle inzichten verschaffen. Bijvoorbeeld over het opzetten van een effectieve incassostrategie.

Debiteurenbeheer uitbesteden of zelf doen?

Debiteurenbeheer uitbesteden is een interessante optie om tijd, geld én moeite te besparen. Je kunt je volledig focussen op het ondernemen en bent niet langer bezig met terugkerende administratieve handelingen. Toch bieden slimme software systemen tegenwoordig vele voordelen die opwegen tegen uitbesteding. Zo kun je met Debiteurnet zelf het facturatieproces automatiseren, tijd besparen en grip houden op je eigen bedrijfsvoering.

Benieuwd wat Debiteurnet voor jou kan doen?

Met Debiteurnet richt je zelf jouw debiteurenbeheer in en behoud je goede klantcontacten. Maak nu een gratis account aan en verstuur vandaag nog jouw eerste geautomatiseerde factuur.