Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het proces van het beheren van facturen en betalingen van klanten. Voor veel ondernemers kan dit een moeilijke taak zijn, omdat klanten niet altijd op tijd betalen. In dat geval moet je herinneringen versturen en ondertussen overzicht houden over de cashflow. Door de debiteurendagen (het gemiddeld aantal dagen waarna klanten betalen) zoveel mogelijk te beperken, zorg je ervoor dat je bedrijf gezond is en hoef je niet te veel tijd te besteden aan herinneringen en aanmaningen.

Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?

Debiteurenbeheer is niet hetzelfde als crediteurenbeheer. Debiteuren zijn klanten die hun facturen nog moeten betalen, terwijl crediteuren leveranciers zijn aan wie je als persoon of bedrijf geld bent verschuldigd. Debiteuren beheren kan heel anders zijn dan crediteuren beheren. Als je debiteuren beheert, is het belangrijk dat ze uiteindelijk toch binnen een bepaalde tijd betalen. Wanneer dat niet het geval is, moet je aanmaningen versturen en overzicht houden over hoeveel geld een klant jou nog verschuldigd is. Anderzijds gaat het bij crediteuren om het beheer van facturen die je als bedrijf betaald hebt. Zo kun je bijvoorbeeld door een goed beleid zorgen dat je leveranciers binnen de vastgestelde termijn betaald worden.

Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?

Goed debiteurenbeheer begint bij het in kaart brengen van je debiteuren en cashflow. Hoewel het tijd en moeite kost om een succesvol debiteurenbeheer op te zetten, betalen deze inspanningen zich uiteindelijk terug. Je bent minder tijd kwijt aan rentebetalingen, omdat je beter kunt bijhouden hoeveel geld er van klanten nog openstaat. Bovendien heb je minder kans op schulden, waardoor banken eerder bereid zijn om meer kredietlijnen aan te bieden. Dit draagt weer bij aan een snellere groei van je onderneming.

Dubieuze debiteuren veroorzaken problemen

Hoe langer het duurt voordat je klanten betalen, hoe meer geld er nodig is om je bedrijf soepel te laten draaien. Bovendien is het belangrijk dat je je niet in de schulden steekt. Je moet voortdurend je debiteurendagen in de gaten houden en nagaan hoeveel geld een klant je nog verschuldigd is. Zo kun je de juiste maatregelen nemen als dat nodig is. Als je klanten niet tijdig betalen, dan kan dat tot serieuze financiële problemen leiden en de groei van je bedrijf in de weg staan. Als je nieuwe klanten mag verwelkomen, dan is het altijd verstandig om te onderzoeken of ze kredietwaardig zijn voordat je een overeenkomst met hen aangaat. Wist je dat 25% van alle faillissement in het MKB veroorzaakt worden door openstaande facturen? Dit benadrukt nog eens hoe belangrijk het debiteurenbeheer is voor bedrijven. 

Het opstellen van betalingsherinneringen en versturen van aanmaningen

Het opstellen van betalingsherinneringen en het versturen van aanmaningen is tijdrovend en bovendien een vervelende klus. Je wilt namelijk een goede relatie met de klant behouden maar je klant moet ook de factuur netjes betalen. Door dit proces te automatiseren kun je gemakkelijk alle debiteuren bijhouden en weet je precies wie welk bedrag verschuldigd is. Bovendien zorgt het automatiseren ervoor dat je veel tijd en geld bespaart. Met het online programma van Debiteurnet zijn laat betalende klanten verleden tijd en kun je een strikt debiteurenbeheer voeren. Daarbij komt het programma vaak ook ten goede van de klantrelatie.

Waarom automatiseren?

Wist je dat er tegenwoordig verschillende hulpmiddelen beschikbaar zijn om ondernemers te helpen met hun debiteurenadministratie? Belangrijk is dat je een programma kiest waarmee je je volledige geldstroom inzichtelijk maakt en onder controle houdt. Zo is het met ons programma mogelijk om binnen enkele seconden automatisch herinneringen per e-mail of andere kanalen te versturen. Zo bespaar je honderden uren aan het versturen van brieven of het handmatig opstellen van e-mails. Met de module facturatie maak je in een handomdraai een conceptfactuur, verstuur je deze als bijlage in de mail of als link in een goedkeuringsflow. Alle gegevens zijn inzichtelijk op een centraal platform waardoor je nooit het overzicht mist.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Je kunt er ook voor kiezen om je debiteurenbeheer uit te besteden. Hierdoor houd je tijd over voor de belangrijke aspecten van je bedrijf. Vaak kunnen professionals het werk ook beter en sneller uitvoeren. Toch zijn er een aantal nadelen van uitbesteden. Denk bijvoorbeeld aan inhoudelijke disputen of vragen van je klant. Wanneer een klant opbelt met een vraag over een factuur, dan vinden ze het fijn als er meteen iemand binnen de organisatie hier antwoord op kan geven. Wanneer ze merken dat je een extern bureau hebt ingeschakeld zullen ze dat vaak niet waarderen. Daarnaast is het met een online programma zoals Debiteurnet heel eenvoudig geworden om je volledige cashflow te beheren en op te volgen. Met het systeem ben je binnen een dag up-and-running en je hoef geen boekhoudexpert meer te zijn. Hierdoor houd je zelf grip op je geldstroom en kun je klanten altijd te woord staan wanneer ze vragen hebben over de facturatie.

Verbeteren van communicatie met de klant

Goede communicatie is van het groot belang voor de klanttevredenheid. Als je gebruik maakt van een debiteurenprogramma, dan kun je de klantrelatie aanzienlijk bevorderen. Dit resulteert in een kortere gemiddelde betalingstermijn en tevreden klanten zijn natuurlijk doorslaggevend in het succes van je bedrijf!

Wat zijn enkele tips om klanten te beheren?

Als je je cashflow wilt verbeteren en het aantal uitstaande dagen (DSO) wilt verminderen, dan zijn er een aantal stappen die je nu al kunt zetten. Elk bedrijf heeft natuurlijk zijn eigen processen en uitdagingen. Vooral bij grote en complexe organisaties is het lastig om overzicht te houden over alle betalingsgegevens. Toch kan het voor kleine bedrijven ook nuttig en winstgevend zijn om alle klantinformatie en betalingsgegevens up-to-date te houden. Hierdoor kun je facturen zo snel mogelijk versturen. Hieronder een aantal tips hoe je dit zo goed mogelijk aanpakt:

Tip 1: Doe onderzoek naar nieuwe klanten

Heb je nieuwe klanten? Doe onderzoek door nieuwe klanten te Googelen en controleer of je geen vreemde resultaten ziet. Vraag ook in je netwerk of anderen eerder hebben samengewerkt met jouw klant. Handig om te weten: je kunt de jaarcijfers en andere gegevens opvragen via KvK Online. Vergeet ook niet om nieuwe klanten meteen in je systeem te registreren. Dit bespaart je veel tijd en moeite bij het dagelijkse beheer van je geldstroom.

Tip 2: Werk betalingsinformatie over bestaande klanten bij

Het is belangrijk dat je ook de betalingen van je bestaande klanten bijhoudt. Controleer of de factuur betaald is en werk zo nodig de betalingsinformatie bij. Uiteraard is het verstandig om dit proces te automatiseren. Ook een handige tip: vraag aan klanten of je ook automatisch geld mag afschrijven wanneer je bijvoorbeeld werkt met abonnementen. Dit bespaart tijd voor beide partijen, omdat de gegevens niet handmatig ingevoerd hoeven te worden.

Tip 3: Maak het je klant gemakkelijker om te betalen

Je kunt bijvoorbeeld aan je klanten vragen of het factuurbedrag ook bij de maandelijkse facturatie mag worden opgeteld. Op deze manier automatiseer je de betaling en lever je een goede service aan de klant. Laat klanten tevens weten op welke manieren zij kunnen betalen (bijvoorbeeld via IDEAL of creditcard).

Tip 4: Maak het debiteurenbeheer een vaste taak

Debiteurenbeheer is een belangrijke taak waar je goed bovenop moet zitten. Zorg ervoor dat je hier een vaste taak van maakt. Houd bij van welke klanten facturen openstaan en of het te lang duurt voordat de facturen zijn betaald. Je kunt dan vroeg genoeg actie ondernemen en voorkomen dat onbetaalde facturen helemaal niet meer betaald worden. Slecht debiteurenbeheer zorgt vaak voor deze problemen. Uiteraard wil je een goede relatie behouden met de klant, maar je mag ook van klanten verwachten dat ze binnen de afgesproken termijn betalen.

Tip 5: Gebruik automatische aanmaningen

Een automatische herinnering is de beste manier om ervoor te zorgen dat klanten alsnog facturen betalen. Je kunt tegenwoordig binnen enkele seconden een reeks digitale herinneringen sturen, wat je honderden uren bespaart en ervoor zorgt dat je het aantal debiteurendagen aanzienlijk vermindert. Hierdoor voer je een strak debiteurenbeheer en verlies je nooit het overzicht.

Tip 6: Zet alle afspraken duidelijk op papier

Als je met je klant een bepaalde betalingstermijn hebt afgesproken, zorg er dan voor dat je die duidelijk in het contract opschrijft. Zo weet iedereen wat ze van elkaar kunnen verwachten en blijft er geen ruimte over voor misinterpretatie of verwarring. Ook klanten vinden het fijn om precies te weten waar ze aan toe zijn en te werken met duidelijke afspraken. Dit komt vaak ten goede van de relatie met klanten. Wees ook duidelijk over de levertermijn en verwijs altijd door naar je algemene voorwaarden.

Tip 7: Eigendomsvoorbehoud opnemen

Als je er niet altijd zeker van bent dat klanten betalen, dan kun je het beste een eigendomsvoorbehoud in het contract opnemen. Dit betekent dat de goederen van jou blijven totdat de factuur wordt betaald. 

Tip 8: Verstuur je facturen meteen

Zorg ervoor dat je de facturen zo snel mogelijk verstuurt. Hoe langer je hiermee wacht, hoe langer de klant vaak ook wacht met betalen na de uiteindelijke ontvangst van de factuur. Bovendien zorgt een snelle facturatie voor een betere klantrelatie, want je voorkomt verwarring en andere problemen. Als klanten niet precies meer weten waarvoor de factuur dient, dan moeten ze dit bij jou navragen. Dit kost voor zowel hen als jou alleen maar meer tijd.

Tip 9: Blijf vriendelijk wanneer de betalingstermijn is verstreken

Aan het einde van de betalingstermijn (bv. 14 dagen) kun je een herinnering aan je klant sturen. Doe dit altijd via een korte maar vriendelijke e-mail en geef daarin duidelijk de termijn aan om het bedrag alsnog te betalen. Maak het de klant makkelijk door gegevens zoals het factuurnummer te verstrekken. In de meeste gevallen vinden klanten het super vervelend als ze een factuur gemist hebben en willen ze deze zo snel mogelijk betalen. Het is dan dus van belang dat je vriendelijk blijft in de communicatie. Dat klinkt natuurlijk logisch, maar veel bedrijven doen dit toch niet goed. Zo versturen veel bedrijven vaak een ‘eerste herinnering’. Dat suggereert dat er nog meer volgen en geeft de klant meteen een minder goed gevoel.

Tip 10: Word je niet betaald? Stuur een aanmaning per e-mail en post

Het kan voorkomen dat een klant niet betaalt en niet reageert op de herinneringen die je per e-mail of post hebt verstuurd. In dat geval is het tijd om een laatste herinnering (aanmaning) te versturen, zowel per e-mail als post. Wees duidelijk over de verstreken betalingstermijn en verwerk nogmaals de factuurgegevens. Geef ook duidelijk aan wat er gebeurt als de klant nogmaals de factuur niet betaalt, maar blijft tegelijkertijd ook vriendelijk. Je kunt ook contact met de klant opnemen om samen een passende oplossing te zoeken. Als de klant uiteindelijk niet betaalt, dan ben je genoodzaakt om een formele aanmaning te sturen. In dat geval stuur je weer een e-mail en een aangetekende brief.

Tip 11: schakel een incassobureau in

Als alle aanmaningen gestuurd zijn en de factuur nog steeds niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Als je deze stap neemt, zorg dan dat je klant er onmiddellijk van op de hoogte is. Op deze manier komen zij niet voor verrassingen te staan en weten ze waar ze aan toe zijn. Het inschakelen van een incassobureau wil je natuurlijk voorkomen, maar het is wel het allerlaatste redmiddel om betaald te krijgen. Houd er wel rekening mee dat er kosten verbonden kunnen zijn aan een deurwaarder of incassobureau.

Tip 12: btw terugvragen van openstaande facturen

Je kunt de btw op uitstaande facturen terugvorderen. Vaak heb je de btw van nog openstaande facturen al betaald en kun je deze dus eenvoudig terugvorderen. Op deze manier verbeter je toch jouw cashflow ondanks dat de klant nog niet heeft betaald.

Tip 13: automatiseer je cashflow beheer

De beste manier om grip te krijgen op je geldstroom is door deze te automatiseren. Met het online systeem van Debiteurnet heb je overzicht over alle debiteuren en kun je jouw volledige facturatieproces automatiseren. Dit bespaart je als ondernemer ontzettend veel tijd en leidt tot een aanzienlijke kostenbesparing. Bovendien kun je de communicatie met de klant aanzienlijk verbeteren.

Tip 14: Ook als kleine ondernemer is automatiseren verstandig

Juist voor kleine ondernemers kan een online cashflowprogramma tot een flinke kostenbesparing leiden. Het versturen van facturen gebeurt namelijk met één druk op de knop, waardoor je meer tijd kunt besteden aan je primaire werkzaamheden. Een online programma zoals Debiteurnet is een investering maar zeker eentje die zich terugbetaalt!

Debiteurenbeheer uitbesteden of zelf doen?

Twijfel je nog of je jouw debiteurenbeheer moet uitbesteden of denk je dat het beter is om dit zelf te doen. Natuurlijk is het niet eenvoudig om deze vraag te beantwoorden, want uitbesteden kan ook veel voordelen opleveren voor je bedrijf. Toch zien we dat veel ondernemers met Debiteurnet heel snel en eenvoudig hun debiteurenadministratie kunnen regelen. Door het volledige proces te automatiseren hoef je niet langer een expert te zijn. Als je een probleem hebt, staan onze experts klaar om je te helpen.

Debiteurnet: probeer het gratis uit!

Met Debiteurnet is het eenvoudiger dan ooit om controle te houden over jouw facturatieproces. Met de module facturatie heb je binnen een paar seconden een conceptfactuur gemaakt, die je meteen als bijlage kunt toevoegen. We hebben tal van opties geïntegreerd, zoals de verlengde btw-regeling, G-rekening, factoringinformatie en het vastleggen van een betalingsregeling. Heb je klanten die na het herinneringsproces nog niet betaald hebben? Dan worden deze facturen automatisch klaargezet voor een incassotraject. Uiteraard heb je hier de volledige controle op en bepaal je zelf hoe je communiceert naar de klant. Bovendien kun je ons programma nu gratis tot 3 debiteuren uitproberen! Uiteraard helpen we je bij de opstart en staat ons team altijd klaar voor vragen.

Onze doelstelling

Wij willen ondernemers ondersteunen in hun primaire proces door ze te ontzien in financiële processen. Door een eenvoudige online tool aan te bieden kunnen we ondernemers helpen om te doen waar ze echt goed in zijn. Het verwerken van facturen wordt vaak gezien als een groot nadeel van ondernemen en is over het algemeen een proces dat veel tijd in beslag neemt. Er zijn veel boekhoudprogramma’s op de markt, maar deze zijn vaak complex en foutgevoelig. Door te automatiseren hebben wij het hele proces vereenvoudigd en is het debiteurenbeheer niet langer een vervelende taak. Integendeel, het is juist een kans om de communicatie naar de klant te verbeteren, wat bijdraagt aan een betere service en een hogere klanttevredenheid.

Wil je meer weten?

WIl je meer weten over onze dienstverlening of de online tool Debiteurnet? Neem vrijblijvend contact met ons op of kom langs voor een kop koffie. Wij vertellen graag wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen.