Alles wat je moet weten over incasso

Wat is incasso?

Over het begrip incasso ontstaat nog wel eens wat verwarring. Incasso kan betekenen dat je een klant toestemming hebt gegeven om periodiek geld af te schrijven van de rekening voor de door jouw geleverde producten en/of diensten. In dat geval spreken we van een automatische incasso. Een incasso kan ook betekenen dat je een traject start om geld te vorderen bij klanten die langdurig weigeren te betalen. In dat geval spreken we van een incassotraject. Voordat een ondernemer een incassotraject ingaat, zijn er al meerdere herinneringen verstuurd naar de klant.

Welke incasso’s zijn er?

Er zijn verschillende incasso’s waar je als ondernemer gebruik van kunt maken, zoals de SEPA-incasso, de eenmalige incasso, de automatische incasso en het incassotraject voor klanten die weigeren te betalen.

Eenmalige of automatische incasso

Met een eenmalige of automatische incasso kun je zelf geld afschrijven van de rekening van een klant. De rekeninghouder geeft hier met een machtiging toestemming voor. Het is natuurlijk wel belangrijk dat de klant voldoende saldo op de bankrekening heeft staan. Een mooi voorbeeld van bedrijven die automatisch incasseren zijn de belastingdienst, verzekeraars en mobiele telefoon providers.

SEPA-incasso

Inmiddels werken bijna alle banken met incasso via SEPA (Single Euro Payments Area). Dit stelt bedrijven binnen heel europa in staat om machtigingen te geven voor automatische incasso’s. Ook voor klanten met een buitenlandse rekening is het dus mogelijk om het factuurbedrag automatisch af te schrijven en ervoor te zorgen dat de klant op tijd de rekening betaalt.

Invordering via incasso

Naast automatische incasso’s heb je de incassering van een openstaande factuur waarvan de betalingstermijn verstreken is. In dit artikel gaan we verder in op openstaande vorderingen en leggen we uit hoe je een incassotraject start om alsnog geld te innen voor onbetaalde facturen. 

Het incassorecht

Een incassobureau is gemachtigd om een buitengerechtelijke incasso te starten. Buitengerechtelijk betekent dat hier geen rechter of rechtbank aan te pas komt. Wanneer je onbetaalde facturen niet betaald worden, is een incassobureau inschakelen de laatste optie om geld te innen. Debiteurnet werk samen met DBN Debt Collector om een geautomatiseerd incassotraject te kunnen starten. Er wordt eenmalig een bedrag in rekening gebracht en er kunnen 3 e-mails verstuurd worden. Wat vooral handig is aan de software, is dat alle kosten automatisch doorberekend worden naar de schuldenaar. Incasseren is al een tijdrovend en duur proces. Uiteraard wil je al zeker geen geld mislopen door de buitengerechtelijke kosten die bij een incassotraject komen kijken.

Geld innen via een incassobureau

Een incassobureau helpt je met het innen van openstaande rekeningen. Een incassobureau brengt natuurlijk buitengerechtelijk kosten in rekening, maar deze worden verhaald op de schuldenaar. De vergoeding voor het incassobureau bestaat vaak uit een bepaald percentage van de schuld die is opgehaald. Het voordeel van veel incassobureaus is dat ze met een ‘no cure, no pay’ principe werken. Op deze manier blijven de financiële risico’s beperkt en zit je niet met hoge incassokosten wanneer het verschuldigde bedrag niet betaald wordt door de schuldenaar.

Hoe ziet het incassoproces eruit?

Een incassotraject bestaat uit verschillende stappen om laat betalende klanten alsnog de rekening te laten betalen. Een incassobureau start altijd een standaard incassoproces wanneer je hen inschakelt. Allereerst stuur je het dossier van de debiteur naar het incassobureau. Hierna wordt medegedeeld dat het bedrijf moet betalen en worden instructies gegeven voor de betaling. De debiteur ontvangt dan verschillende herinneringsbrieven en aanmaningen waarmee men hem of haar probeert te motiveren om alsnog het geld te betalen. Het incassobureau stuurt uiteindelijk een deurwaarder die beslaglegging kan doen op goederen. Dit is de laatste manier om als schuldeiser alsnog betaald te krijgen.

Wanneer is incasso mogelijk?

Incasso is een manier om cashflowproblemen te voorkomen wanneer klanten weigeren te betalen. Vooral wanneer het om grote factuurbedragen gaat, kun je problemen krijgen met liquiditeit en wellicht je eigen rekeningen niet betalen. Eén op de vier bedrijven in Nederland gaat dan ook failliet door klanten die hun rekeningen niet betalen. Maar wanneer kun je dan een beroep doen op incassobureaus om een openstaande vordering te innen bij een klant? Een incassobureau kun je inschakelen nadat de wettelijke betalingstermijn van de factuur verstreken is. In de meeste gevallen geldt er een betalingstermijn van 30 dagen. Bij grote bouw- of overheidsprojecten wordt vaak gewerkt met betalingstermijnen van 60 dagen.

Wanneer incassokosten betalen?

De kosten van een incassobureau en uiteindelijk de deurwaarder wordt in rekening gebracht bij de schuldenaar. Vooral voor een gerechtelijke deurwaarder kunnen deze kosten flink oplopen. Zo heb je te maken met kosten voor dagvaarding, beslaglegging en executieverkoop. Het is dan ook zeker geen garantie dat de schuldenaar alsnog de kosten betaald wanneer je een incassotraject start, zeker doordat de schulden alleen maar verder oplopen. Probeer dan ook goed in te schatten hoe groot de kans is dat je na een incassotraject alsnog betaald krijgt en weeg de kosten en baten tegen elkaar af. Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen, dus onderzoek altijd de kredietwaardigheid van nieuwe klanten en vermijd dat ze in de toekomst een risico gaan vormen voor jouw cashflow.

Tips voor het incassotraject

Vraag jij je af wanneer je een incassotraject moet beginnen en hoe je dit proces efficiënt inricht? Wij geven je een aantal handige tips en handvatten die je kunt gebruiken bij jouw volgende incassotraject:

Inschakelen incassobureau

Nadat je een product verkocht of dienst geleverd hebt, kan je voorkomen dat de betaaltermijn van de factuur verloopt. Je hebt al een aanmaning gestuurd naar de klant, maar deze geeft hier geen gehoor aan. Wanneer start je dan een incassotraject? Je wilt immers een goede klantrelatie behouden. Zorg er in ieder geval voor dat je goed blijft communiceren met de klant. Neem eerst telefonisch contact op om te achterhalen waarom de klant weigert te betalen en leg uit dat je uiteindelijk genoodzaakt bent om een incassotraject te starten. Wanneer de klant na meerdere oproepen geen gehoor geeft, is het verstandig om een incassotraject te starten. Weeg dan wel de kosten en baten af van een incassobureau.

Het aantal herinneringen

Het versturen van herinneringen binnen de betalingstermijn is niet verplicht, maar gebeurd in de praktijk vaak wel om een incassotraject te voorkomen. In de praktijk worden vaak 1 of 2 herinneringen verstuurd. Na 30 dagen kun je de vordering overdragen aan een incassobureau.

De beste manier om een herinnering te sturen

Er zijn verschillende mogelijkheden om herinneringen te sturen. Je kunt een e-mail sturen, maar ook een brief via de post sturen. Goed advies is om altijd eerst telefonisch contact op te nemen met de debiteur. In de meeste gevallen zijn ze de factuur even vergeten en maken ze alsnog snel het verschuldigde bedrag over.

Herinneringen naar particulieren sturen

Bij particulieren ben je verplicht om eerst twee herinneringen te versturen nadat de betalingstermijn is verstreken. Voor de eerste herinnering geldt dat je zelf een nieuwe betaaltermijn mag bepalen. Betaalt de debiteur dan nog steeds niet? In dat geval stuur je een tweede herinnering waarin je de kosten vermeldt voor het incassotraject dat je eventueel moet opstarten. Voor de tweede herinnering geldt een wettelijke termijn van 14 dagen. Hierna ben je gerechtigd om een incassobureau in te schakelen die het verschuldigde bedrag alsnog probeert te innen.

Incassotraject via Debiteurnet

Debiteurnet is een webbased software systeem waarmee je een volledig geautomatiseerd incassoproces kunt opzetten. In samenwerking met DBN-incasso stuur je zelf de aanmaning en zorg je ervoor dat alle aanmaningskosten doorberekend worden. Doordat je werkt via een vaste workflow, voldoe je altijd aan alle regels en wetgeving.

Benieuwd wat Debiteurnet kan betekenen?

Met Debiteurnet is het eenvoudiger dan ooit om geautomatiseerde facturen te versturen en deze op te volgen. Je hebt altijd het overzicht van de voltooide en openstaande facturen en voert alle handelingen uit vanuit één centraal platform. Hierdoor bespaar je veel tijd en geld en werk je een stuk efficiënter. Ook het opzetten van een incassotraject is met Debiteurnet heel eenvoudig. Benieuwd naar de mogelijkheden? Maak dan nu jouw gratis proefaccount aan.