Alles over facturatie: wat is een factuur en hoe maak je deze?

Welke informatie moet je in een factuur opnemen?

Een factuur moet veel informatie bevatten, zoals NAW gegevens en een korte omschrijving van de geleverde producten en diensten. Hieronder noemen we alle belangrijke informatie die je in je facturen moet verwerken:

• Jouw volledige bedrijfsnaam en adres
• De volledige (bedrijfs)naam van je klant en adres
• De datum waarop de factuur werd uitgegeven
• Een omschrijving van de producten en/of diensten die zijn geleverd, met vermelding van hoeveelheden en prijzen.
• Hoeveel geld er betaald moet worden voor de verkochte/geleverde producten en diensten,
• Je BTW nummer (Ook wel BTW identificatienummer)
• Het KVK-nummer van je bedrijf
• De verzenddatum van de factuur
• Iedere factuur moet een uniek factuurnummer hebben
• Datum van levering
• De bedragen moeten inclusief BTW vermeld worden
• Het BTW bedrag dat geldt voor de klant

factuur opstellen met algemene voorwaarden

Het is niet wettelijk verplicht om je algemene voorwaarden op facturen te vermelden, maar veel bedrijven kiezen hier wel voor. Deze voorwaarden moeten duidelijk en beknopt zijn, zodat de klant weet waar hij voor tekent. Door het verwerken van de algemene voorwaarden ben je transparant naar klanten en weten ze precies wat ze van je kunnen verwachten.

Waarom is facturatie zo belangrijk?

De reden dat factureren zo belangrijk is, is dat het ervoor zorgt dat je klanten het juiste bedrag betalen voor de geleverde producten en diensten. Het stelt je als bedrijf ook in staat te bewijzen welke transacties voltooid zijn en welke klanten hun facturen nog moeten betalen. Dit zorgt voor een extra beveiligingslaag voor het geval er iets misgaat met de betaling. Uiteraard is de factuur verplicht voor de boekhouding en het correct verwerken van betalingen.

Elektronische factuur

E-factureren gaat per e-mail of een link die online verstuurd kan worden. Italië is het eerste land dat de E-facturatie verplicht maakte en waarschijnlijk zullen er nog meerdere landen volgen. Een E-factuur wordt automatisch gegenereerd via een programma zoals Debiteurnet en biedt vele voordelen ten opzicht van een gewone factuur of een standaard pdf.

Hoe kan ik zelf facturen maken?

Er zijn vele manieren waarop je jouw facturen kunt maken. Verreweg de meest gangbare manier tegenwoordig is het gebruik van software. Hiermee kun je professioneel uitziende facturen maken die je klanten gemakkelijk kunnen begrijpen en op tijd betalen. Zelf hebben we de tool Debiteurnet ontwikkeld waarmee we onze klanten ontzorgen in hun financiële processen. Door alle stappen (zoals het opstellen van de factuur tot het versturen van herinneringen) te automatiseren, bespaar je ontzettend veel tijd en geld. Bovendien voorkom je fouten, omdat je het aantal menselijke handelingen tot een minimum beperkt. Uiteraard kun je als beginnend ondernemer ook facturen maken in Word en Excel, maar in de praktijk zien we dat deze werkwijze achterhaald is en veel extra tijd kost.

Waarom moet ik factureren automatiseren?

Zoals aangegeven zorgt automatisering voor een aanzienlijke tijdsbesparing, omdat je niet iedere factuur handmatig hoeft op te stellen. Je voorkomt fouten, zoals het noteren van verkeerde hoeveelheden en prijzen. Automatisering kan ook je cash flow aanzienlijk verbeteren, want betalingen komen sneller binnen wanneer je geautomatiseerde facturen gebruikt in plaats van traditionele (papieren) facturen. 

Het doel van een factuur

Een factuur is meer dan een middel om je klant te laten betalen. Het is een belangrijk onderdeel in je klantenservice en moet dus alle informatie bevatten die je klant nodig heeft om je te betalen. De factuur dient ook als middel om je identiteit te versterken. Een goede factuur staat of valt met hoe je je huisstijl en logo hebt verwerkt.

Verschillende soorten facturen

Standaard facturen

Standaard facturen zijn het meest gebruikelijk. Ze bevatten alle standaard informatie die nodig is om de betaling voor een product of dienst te verwerken.

Commerciële factuur

Dit is een document waarmee je goederen kunt in- en uitvoeren tussen twee verschillende landen. De commerciële of handelsfactuur is een verklaring van de goederen en diensten die verzonden worden. Het bevat informatie over de verzender, de geadresseerde en de aard van de geleverde goederen. De douane in het land waarnaar je importeert vraagt vaak om dit document, omdat ze op deze manier er zeker van kunnen zijn dat belastingen over binnenkomende zendingen betaald worden.

Pro-forma facturen/ramingen

Dit soort facturen hoeven niet meteen betaald te worden; ze fungeren als een schatting of voorstel, zodat de definitieve factuur op een latere datum betaald kan worden. Het belangrijkste doel van een pro forma factuur is om ervoor te zorgen dat je klant akkoord gaat, zodat je uiteindelijk betaald wordt voor je producten en diensten.

Facturen onder rembours (COD)

Dit soort facturen worden gebruikt als je het product zelf levert en de klant in cash betaalt. 

Periodieke factuur

Dit type factuur wordt gebruikt als je een product of dienst aan je klant levert op een doorlopende basis, zoals maandelijkse abonnementen. Deze facturen worden gewoonlijk aan het begin van elke maand verstuurd en klanten betalen daarna elke maand. Met Debiteurnet kan dit proces heel eenvoudig geautomatiseerd worden.

Factuur voor verleende diensten

Als je een dienst verricht, moet je een factuur maken waarop je het aantal uur en de prijs vermeldt. Je kunt foto’s of ander ondersteunend materiaal bijvoegen als dat nodig is. Dit type factuur wordt ook wel een rekening op rekening genoemd, omdat er geen producten bij betrokken zijn. Alleen de tijd die je aan dienstverlening hebt besteedt kun je duidelijk verwerken. De klant stemt er uiteindelijk mee in om deze factuur te betalen.

Factuur op basis van waarde

Je kunt er ook voor kiezen om een factuur op basis van waarde te versturen. In dat geval kijk je niet naar de totale tijd die de dienstverlening in beslag heeft genomen, maar alleen naar de hoeveelheid werk die is opgeleverd. Dit levert veel voordelen op, vooral doordat je klanten minder snel het gevoel hebben dat ze te veel betalen.

Facturen op basis van urenregistratie

Als je de tijd moet bijhouden die je aan elke dienst besteedt, of wanneer bepaalde projecten voltooid zijn, is het raadzaam om een factuur te sturen op basis van urenregistratie. Je kunt een spreadsheet programma zoals Excel gebruiken en een sjabloon maken dat alle relevante informatie bevat. Dit document kun je altijd raadplegen om de uren te verantwoorden.

Tips voor facturering

Maak je nog geen gebruik van een programma? In dat geval hebben we alvast een aantal handige tips die je nu kunt gebruiken om jouw facturatieproces te verbeteren:

Maak een sjabloon voor je facturen

Dit maakt het een stuk gemakkelijker om je facturen consistent te houden met je huisstijl. Ook dwing je jezelf af om altijd alle nodige informatie in dezelfde volgorde te noteren. Denk daarbij aan het aantal gewerkte uren of de adresgegevens van een klant.

Factureren via e-mail

Factureren gebeurd tegenwoordig hoofdzakelijk per e-mail. Maak je nog gebruik van papieren facturen? Je kunt veel kosten besparen door het gebruik van papier en inkt te verminderen. Bovendien is factureren via de e-mail gemakkelijker en een stuk duurzamer.

Zet een call-to action op je factuur

Door een call-to-actions in je factuur op te nemen, valt deze op in de inbox van de klant. Het maakt het een stuk eenvoudiger voor klanten om te betalen, waardoor je uitstel voorkomt.

Factureren in vreemde valuta

Als je een klant factureert die in het buitenland woont, kun je het beste de valuta van zijn land gebruiken. Met andere woorden: als je klant vanuit de UK betaalt, stuur dan een factuur waarop ponden staan vermeld in plaats van euro’s. Uiteindelijk heb je wel de bedragen omgerekend naar Euro’s nodig voor je eigen boekhouding.

Veelgestelde vragen over facturatie

Hieronder behandelen we een aantal veelgestelde vragen over facturatie:

Wanneer is factureren verplicht?

Factureren is verplicht als je goederen of diensten verkoopt en een belastingplichtig persoon bent. Wanneer je handelt binnen de EU moet je voldoen aan de Europese Wetgeving rondom facturatie. Dit betekent dat je altijd moet factureren op basis van de BTW regels van het land van je klant.

Wat moet er op een factuur staan?

Aan het begin van dit artikel hebben we alle informatie beschreven die op een factuur vermeld moet staan. Belangrijk is dat een factuur duidelijk en beknopt is en alle wettelijk verplichte elementen heeft opgenomen. Uiteindelijk moet het voor de klant eenvoudig zijn om met de betalingsgegevens de factuur snel te kunnen verwerken. 

Waarom is een factuur zo belangrijk?

Om het btw tarief terug te kunnen vorderen, heb je een juridisch geldige factuur nodig. De factureringsregels bepalen namelijk wie wat moet betalen. Daarnaast zijn facturen natuurlijk een verplicht onderdeel wanneer je producten en diensten levert. Als er informatie in de factuur ontbreekt, kun je zelfs een boete opgelegd krijgen.

Hoe lang moet je een factuur bewaren?

Als je BTW-plichtig bent, is het verplicht om de factuur minstens zeven jaar te bewaren. Ieder land beslist zelf over de bewaartermijn, maar over het algemeen ligt dit tussen de vier en acht jaar. Door gebruik te maken van elektronische facturen is het heel eenvoudig geworden om bestanden te archiveren en later terug te vinden.

Hoe kan ik mijn facturering verbeteren?

Je kunt beginnen door het proces te automatiseren. Met een programma als Debiteurnet kun je in één klik een factuur maken. Je kunt zelfs al je facturen beheren met mobiele apparaten. Hierdoor verstuur je heel gemakkelijk vanaf iedere locatie een factuur.

Waarom worden facturen soms niet betaald?

Er kunnen veel redenen zijn waarom factureren niet worden betaald. Facturen kunnen naar het verkeerde adres gestuurd zijn of bijvoorbeeld geen contactinformatie bevatten. Deze fouten zijn eenvoudig te voorkomen door een standaards sjabloon te gebruiken. Het kan ook voorkomen dat een klant niet tevreden is over de producten en diensten of de daarvoor geldende prijzen. In dat geval moet je contact opnemen met de klant om de problemen onderling op te lossen.

Wanneer stuur je een herinnering?

Wanneer de betalingstermijn van de factuur is verstreken kun je een betalingsherinnering sturen naar de klant. Zorg ervoor dat je netjes blijft naar de klant en dat je hen goed informeert over het bedrag dat nog betaald moet worden. Als ze na de tweede herinnering niet betalen, is het verstandig om een aanmaningsbrief te sturen, voordat je incassomaatregelen neemt. Het voordeel van Debiteurnet is dat je het hele proces – van herinnering tot incasseren – kunt automatiseren. De stappen liggen vast, waardoor de procedure altijd juridisch waterdicht is. Uiteraard bepaal je zelf hoe je communiceert naar de klant.

In welke taal moet een factuur opgesteld worden?

Er zijn geen specifieke regels voor de taal waarin een factuur gemaakt wordt. Het is belangrijk om voor een taal te kiezen die jouw klant goed begrijpt en dat ze eventueel ook de algemene voorwaarden van jouw producten en diensten kunnen lezen. Binnen de EU kan het voorkomen dat tijdens een audit vertalingen van een factuur worden geëist in de landstaal. Dit komt in de praktijk ook regelmatig voor.

Hoe laat ik een factuur goedkeuren door de klant?

Als je de factuur verstuurt is, kun je het beste proactief zijn en de klant benaderen voor een goedkeuring. De kans op een onbetaalde factuur neemt met 15 procent af als je om goedkeuring vraagt. Zorg dat je met duidelijke termijnen werkt, zodat de klant tijdig de factuur kan goedkeuren en betalen. Met Debiteurnet kun je klanten heel eenvoudig facturen laten goedkeuren binnen het systeem. De informatie wordt meteen verwerkt in het programma.

Debiteurnet: de voordelen van online facturatie

Met debiteurnet kun je online factureren vereenvoudigen, zodat je tijd bespaart en je cash flow beter beheert. Door de juiste basisinstellingen kun je met één druk op de knop facturen versturen. Ook het versturen van herinneringen wordt volledig geautomatiseerd. Per klant is de status van alle facturen inzichtelijk en kun je eenvoudig een rapportage maken. Door automatisering zorg je ervoor dat je sneller wordt betaald en dat je de uren die je aan je werk besteedt beter bijhoudt. Ben je benieuwd naar alle voordelen van Debiteurnet? Je kunt de tool nu gratis uitproberen! WIj helpen je bij de opstart en de inrichting van jouw systeem.

Meer weten over facturatie en Debiteurnet?

Meer weten over factureren en de voordelen van Debiteurnet? We praten je graag bij in persoonlijk gesprek en vertellen wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.