Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Heb jij je wel eens afgevraagd aan welke eisen een factuur moet voldoen? We vermelden hier de belangrijkste zaken voor het opstellen van een factuur.

 

1. Jouw bedrijfsnaam en het volledige adres

De naam op de factuur moet wel de juridische naam zijn. Daarom is het belangrijk dat deze naam bekend is bij je klant. Dat klinkt gek maar er zijn voldoende bedrijven die de facturen vanuit een moederbedrijf versturen waarvan de naam volledig onbekend is bij de afnemers. Je moet het feitelijke vestigingsadres vermelden. Alleen het postadres is niet voldoende. Denk even aan de vele spookfacturen die worden verstuurd, registraties in niet bestaande bedrijfshandboeken of advertenties in niet bestaande kranten. Terecht dat mensen voorzichtiger zijn met het betalen van een factuur die men niet vertrouwt.

Stimuleer dat de klant zelf contact opneemt als er onduidelijkheden zijn en maak het hem of haar makkelijk om dit te doen. We raden aan om ook een e-mailadres of een telefoonnummer te noteren. Geef ook in de factuur aan dat, als er vragen zijn over de factuur, de klant hier binnen een aantal dagen (meestal 7) op kan reageren.

TIP: Wanneer je onder een andere handelsnaam met je klanten communiceert, zorg dat deze naam ook op de factuur staat. Dat voorkomt dat een factuur wordt weggegooid.

 

2. Het btw-nummer

Een btw-nummer krijg je van de Belastingdienst op het moment dat je bedrijf wordt ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

 

3. KVK-nummer

Als je bent ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel ontvang je direct een KVK-nummer. Dit nummer moet op elke factuur worden vermeld.

 

4. Factuurnummer

Elke factuur moet een uniek nummer bevatten. Als je een boekhouder hebt, zorgt hij of zij ervoor dat dit een overzichtelijk en ‘logisch’ nummer. Als zelfstandig ondernemer zijn de eerste cijfers altijd het boekhoudjaar, dus kun je elk jaar weer met een nieuwe range starten. Let er wel op dat je concurrenten heel makkelijk kunnen ‘tellen’ hoeveel facturen (en omzet) je maakt. Dit trucje hebben we zelf ook wel eens uitgehaald. We bestelden een boek in zowel maart als juni. Op de eerste factuur stond het factuurnummer 20170090 en op de tweede factuur het nummer 20170118. We wisten dus dat er in drie maanden tijd 28 facturen werden verstuurd. De gemiddelde orderwaarde was ongeveer €100, dus je hoeft geen rekenwonder te zijn om te achterhalen wat de omzet was.

 

5. Factuurdatum

Het vermelden van de factuurdatum is heel belangrijk. De factuurdatum is namelijk de datum waarop je omzetbelasting moet betalen. Houd hier ook rekening met je cashflow. Als je per kwartaal je omzetbelasting moet betalen, kun je geld verdienen (rente!) als je de facturen niet op 31 maart verstuurt, maar pas op 1 april. Als je bij een bedrijf van € 12 miljoen per kwartaal zo’n € 1 miljoen kunt doorschuiven van de laatste dag van het kwartaal naar de eerste dag van het volgende kwartaal, dan scheelt je dit 21% btw dat je pas 3 maanden later hoeft te betalen.

TIP: kijk goed naar je factuurdatum. Het kan voor je cashflow interessant zijn om je rekening op de eerste dag van het volgende kwartaal te versturen. Dat scheelt je 21% btw dat je moet vooruitbetalen.

 

6. Betalingstermijn

Een betalingstermijn is belangrijk voor je cashflow en ook om herinneringen te kunnen versturen. Daarmee herinner je je klant er namelijk aan dat hij niet binnen de afgesproken termijn heeft betaald. Het is raadzaam om van te voren duidelijk te maken wat de betalingstermijn is. Als je vergeet om een betalingstermijn te vermelden, dan geldt automatisch een termijn van 30 dagen, tenzij anders afgesproken. Let dus op als je niets hebt afgesproken maar wel de inkoopvoorwaarden van je klant hebt getekend waarin staat dat pas na 90 dagen wordt betaald.

De meeste bedrijven betalen de facturen automatisch op de laatste dag van de betalingstermijn. Hanteer je een betalingstermijn van 8 dagen? Dan wordt op dag 7 betaald. Is de betalingstermijn 30 dagen? Dan wordt pas op dag 29 betaald.

TIP: waarom zou je geen betalingstermijn van 8 dagen aanhouden? Waarom standaard op 30 of 60 dagen? Hoe korter de betalingstermijn, hoe sneller je het geld krijgt.

 

7. De bedrijfsnaam en het volledige adres van je klant

Let ook hier op dat je de factuur stuurt met de juiste tenaamstelling. Incassobureaus kunnen je goed uitleggen dat dit het grootste excuus is bij wanbetaling: ‘de factuur staat op de verkeerde naam’.

 

8. Omschrijving van de geleverde diensten

Maak een goede omschrijving van de geleverde producten of diensten inclusief de datum dat de dienst is geleverd of de opdracht is gegeven. Hoe beter je dit omschrijft, hoe minder vragen je kunt verwachten. Als je meerdere goederen of diensten hebt geleverd, maak dit dan ook duidelijk op de factuur. Als er uren in rekening worden gebracht, geef dan ook de uurprijs aan. Als je de naam weet van de besteller, noem die dan ook. De administratie kan daar dan ook om verduidelijking vragen.

 

9. De netto en de bruto prijs

Ook de netto en bruto prijs zijn onderdelen van een correcte factuur. Het is logisch dat je het bedrag noemt dat betaald moet worden. Zorg er wel voor dat de btw apart wordt vermeld. Indien er verschillende btw-bpercentages doorberekend worden, moeten deze ook apart vermeld worden op de factuur.

 

 

  • Eenfaud B.V.
  • Kerksteeg 12
  • 7400 AL KOEKSTAD
  • T 0570 – 123456
  • info@geenechtemail.nl
  • Btw: NL123456789.B01
  • Bank: NL66RABO 12.34.56.789
  • Kvk: 58585858

 

  • Mijn Beste klant B.V.
  • Kersensteeg 452
  • 7499 ZT Deventer

 

Factuurnummer: 2018.328

Factuurdatum: 10 april 2018

 

Betreft: Advies werkzaamheden conform overeenkomst 2018.

MBK bevestigd door Dhr. A. Klant op 2 maart 2018

 

Factuur

Omschrijving                                                                                                      Factuurbedrag

Werkzaamheden verricht op 9, 16 maart en 6 april (3 maal 5 uur)        € 1.500

Subtotaal                                                                                                              € 1.500

Btw 21%                                                                                                                € 315

========

Totaal                                                                                                                    € 1.815

 

Indien u tevreden bent, dan verzoek ik u vriendelijk uw betaling uiterlijk binnen 15 dagen over te maken op rekening NL66RABO12.34.56.789 onder vermelding van bovenstaand factuurnummer.

Indien u vragen heeft over deze factuur, neemt u dan binnen 7 dagen contact met ons op via bovenstaand telefoonnummer of e-mailadres. Wij danken u hartelijk voor uw opdracht en uw spoedige betaling. Bijgesloten vindt u de Algemene Voorwaarden.

Ga terug naar het overzicht