4 gouden tips voor een snelle administratie
Als ondernemer heb je altijd een drukke agenda. Het liefst focus je op het ondernemen en heb je zo weinig mogelijk administratiedruk. Maar ook al lijkt de administratie saai of tijdrovend, het blijft een belangrijke taak. Een slordige administratie betekent dat de facturatie erg knoeierig verloopt en daar zijn allerlei nadelen aan verbonden. Facturen worden te laat betaald, herinneringsbrieven stapelen zich op en het imago van het bedrijf gaat naar beneden. Uiteindelijk verlies je heel wat tijd om zo’n facturatie in orde te brengen. Het is dan ook niet fijn om na werktijd nog eindeloos bezig te zijn met factureren, herinneringen te versturen of bonnen te ordenen. Daarom helpen wij je graag verder met deze blog om je administratiedruk te verminderen. Lees hieronder onze 4 tips om de administratie in een handomdraai in orde brengen.
Tip 1: Stel niet uit tot morgen
Houd dagelijks alles goed bij. Registreer je gewerkte uren, sorteer die nieuwe facturen en verzamel alle kasbonnen. Dit neemt niet zo veel tijd in beslag maar bespaart je heel wat zoekwerk op het einde van de week of maand. Minder zoekwerk betekent minder tijdverspilling! Daarnaast kost het je telkens maar 5 minuten per dag in plaats van aan het eind van de week een uur te moeten investeren in jouw administratie.
Extra tip
Vind je het moeilijk om hier de tijd voor te nemen? Dan kun je starten met het inplannen van vaste, maar korte momenten in je agenda of eventueel een to-dolijst op te stellen. Zo zie je welke taken je nog moet doen en kun je deze stapsgewijs afwerken.
Tip 2: Automatiseren en beheren
De meest vanzelfsprekende manier om administratiedruk te verlichten, is door taken te automatiseren. Kies ervoor om gespecialiseerde administratie software aan te schaffen. Je kunt hiermee de boekhouding en facturatie enorm snel bijwerken. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch herinneringen versturen, facturen in één klik invullen en oude facturen snel terugvinden dankzij een zoekfunctie. Bovendien heb je altijd snel inzicht in jouw administratie en kun je die op eender welke locatie raadplegen.
Extra tip
Vraag je leveranciers ook om digitale facturen. Zo kun je die eenvoudig in het systeem toevoegen en kan het programma een duidelijk overzicht creëren van de inkomende en uitgaande facturen.
Tip 3: Hou het minimalistisch en opgeruimd
Ongeacht of je liever digitaal of op papier werkt, houd je kantoor netjes. Laat geen papieren rondslingeren maar sorteer alle facturen, bonnen en uittreksels. Er is namelijk niets vervelender dan het zoeken naar een verloren document. Door alles mooi op te bergen en ze bijvoorbeeld elke een eigen plekje te geven, verlies je ze niet meer uit het oog en kun je eender welk document in een oogopslag terugvinden.
Extra tip
Als je met een administratie software werkt, heb je alles automatisch op één plek staan en hoef je dus niet alles op papier bij te houden. Bovendien zijn er ook tal van apps die eenvoudig factureren digitaliseren. Stap je over op de digitale manier? Dan ruimt je bureau zich eigenlijk vanzelf op.
Tip 4: Innen is winnen
Een gezond bedrijf heeft een zorgvuldige facturatie. Facturen zijn namelijk een bron van inkomsten. Hoe sneller deze worden betaald, hoe beter voor jouw liquiditeit. En een goede liquiditeit? Dat leidt tot een gezond bedrijf. Een factuur die lang blijft openstaan, wordt wellicht nooit betaald. Stuur facturen dus meteen de deur uit en volg deze op tot de klant werkelijk betaalt.
Benieuwd wat Debiteurnet kan betekenen?
Met Debiteurnet is het eenvoudiger dan ooit om geautomatiseerde facturen te versturen en deze op te volgen. Je hebt altijd het overzicht van de voltooide en openstaande facturen en voert alle handelingen uit vanuit één centraal platform. Hierdoor bespaar je veel tijd en geld en werk je een stuk efficiënter. Ook het opzetten van een incassotraject is met Debiteurnet heel eenvoudig. Benieuwd naar de mogelijkheden? Maak dan nu jouw gratis proefaccount aan.